Unklare Erwartungen kosten Projekte Zeit, die ein halber Tag Vorarbeit spart. PMBOK 8 vom 13. November 2025 führt Stakeholder als eigene Leistungsdomäne, PRINCE2 7 widmet Menschen ein ganzes Kapitel, und HERMES verlangt in der Initialisierung die Interessen aller Anspruchsgruppen. Der Artikel zeigt ein Register mit fünf Spalten, einen Ablauf für die erste Woche und die Rolle von KI-Assistenten dabei.
Was erwartet wer vom Projekt? 5 Spalten und ein halber Tag beantworten das, bevor Streit entsteht. Du füllst das Register, bevor die erste Terminplanung steht.
Warum Stakeholder im Projektstart zählen
Ein Projekt liefert erst dann Nutzen, wenn die Betroffenen es annehmen. Dabei sehen die Standards es ähnlich. Das Project Management Institute hat am 13. November 2025 die achte Ausgabe des PMBOK Guide veröffentlicht. Sie gliedert die Arbeit in sieben Leistungsdomänen: Governance, Scope, Schedule, Finance, Stakeholders, Resources und Risk. Stakeholder stehen damit gleichrangig neben Termin und Budget.
Zudem gewichtet PRINCE2 7 Menschen höher. PeopleCert nennt das Kapitel zum Thema Menschen die grösste Einzelergänzung der siebten Ausgabe. Es empfiehlt, informell zu kommunizieren und nicht nur Berichte zu verschicken.
Für die Schweiz gibt HERMES den Rahmen für viele Behörden und Firmen. Der Standard eCH-0054 nennt als Vorteil die Berücksichtigung der Interessen aller Anspruchsgruppen. Die Phase Initialisierung erarbeitet dazu die Grundlagen und die möglichen Lösungsvarianten.
Das Register in fünf Spalten
Dazu dient die folgende Struktur. Sie ist mein Vorschlag und kein Teil eines Standards. So deckt sie ab, was PMBOK, PRINCE2 und HERMES übereinstimmend verlangen: Beteiligte benennen, Erwartungen erfassen, Massnahmen festlegen.
| Spalte | Leitfrage | Beispiel aus einem KMU |
|---|---|---|
| Person oder Gruppe | Wer ist betroffen oder entscheidet mit? | Leiterin Buchhaltung, Team Aussendienst |
| Rolle im Projekt | Was tut sie oder er im Projekt? | Fachliche Abnahme der Rechnungslösung |
| Erwartung | Was soll nach dem Projekt besser sein? | Weniger manuelle Erfassung am Monatsende |
| Einfluss und Haltung | Kann sie oder er das Projekt bremsen oder tragen? | Hoher Einfluss, skeptisch wegen früherer Projekte |
| Massnahme | Was tust Du bis wann? | Gespräch vor dem Kickoff, Wunschliste einholen |
Deshalb füllst Du die Spalte Haltung erst nach dem Gespräch aus. Vorher ist sie eine Vermutung, und die gehört in Klammern.
So gehst Du in der ersten Woche vor
Damit es schlank bleibt, plane für den Start höchstens fünf Arbeitsschritte. Mehr Aufwand kippt in Papierarbeit.
- Schreibe die Liste allein in einer halben Stunde, ohne zu filtern.
- Gleiche sie mit dem Auftraggeber ab. Er kennt Personen, die Dir fehlen.
- Sprich mit den fünf einflussreichsten Personen, bevor Du den Kickoff ansetzt.
- Hänge jede Massnahme an einen Meilenstein, sonst bleibt sie liegen.
- Prüfe das Register vor jeder Phasengrenze neu.
So beschreibt PeopleCert für PRINCE2 7 einen ähnlichen Gedanken: eine kleine Gruppe von Schlüsselpersonen gezielt einzubinden, um früh Rückmeldungen zu bekommen. Das spart Zeit, weil Du nicht alle gleich intensiv betreust.
Ein Eintrag sieht in einer Textdatei oder Tabelle so aus:
Person: Leiterin Buchhaltung
Rolle: fachliche Abnahme
Erwartung: Monatsabschluss in drei statt fünf Tagen
Einfluss: hoch, Haltung (skeptisch)
Massnahme: Gespräch bis 12.11., Wunschliste, Pilot im Januar
KI-Assistenten im Stakeholder-Register
PMBOK 8 behandelt KI als praktisches Hilfsmittel, etwa für Risikoanalysen und Planungsoptimierung. PeopleCert hat dazu am 24. März 2026 einen Beitrag für PRINCE2-Projektleiter veröffentlicht. Darin liegt der Nutzen bei Entwürfen von Dokumenten und bei Frühwarnungen. Beziehungen lassen sich damit nicht aufbauen, und die Verantwortung bleibt bei den ernannten Rollen.
Für das Register heisst das: Ein Assistent darf aus dem Projektauftrag eine erste Liste ableiten. Du prüfst jeden Eintrag und ergänzt, was nur Du weisst. Gib keine Personendaten in öffentliche Dienste ein und beachte die Datenschutzregeln Deiner Firma. Wie Du Assistenten klar ansprichst, erklärt der Artikel zu Lob und Klarheit beim Prompten.
Einordnung: Was das für Projektleiter, Teamleiter und Fachbereiche heisst
Für Projektleiter in KMU ist das Register ein günstiges Risikoinstrument. Es kostet einen halben Tag und deckt auf, wer in Wirklichkeit entscheidet. Teamleiter sehen früh, welche Aufgaben im Tagesgeschäft auf sie zukommen. Fachbereiche erhalten einen Ort, an dem ihre Erwartungen stehen, bevor Anforderungen festgeschrieben werden.
Dabei lohnt sich der Aufwand nur, wenn das Register lebt. Ein Dokument, das nach dem Kickoff nie mehr geöffnet wird, schadet mehr, als es nützt. Die Methode dahinter ist zweitrangig. Welche Vorgehensweise zu Deinem Projekt passt, behandelt der Artikel zu klassisch, agil oder hybrid.
Meine Erfahrung
Ich bin seit 1985 in der IT und habe hunderte IT-Projekte geleitet oder begleitet. Daraus leite ich eine Haltung ab: Ich plädiere für die kurze Liste, denn eine Liste, die niemand pflegt, hilft keinem.
Fazit
Stakeholder gehören an den Anfang, nicht in den Statusbericht. Fünf Spalten, fünf Schritte und ein Termin vor dem Kickoff genügen für den Start. Dabei hilft KI beim Entwurf, während Du die Gespräche selbst führst.
Quellen: PMI: PMBOK Guide, Learning Tree: PMBOK Guide 8th Edition, PeopleCert: PRINCE2 7, People at the core, PeopleCert: AI and the PRINCE2 Project Manager, eCH-0054 HERMES-Projektmanagementmethode, HERMES Online, Phasen. Foto: geralt / Pixabay. Zuletzt geprüft: 24. Oktober 2026.
Geschrieben von Andreas Brauckmann · So arbeitet die Redaktion
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