Die Digitale Verwaltung Schweiz hat eine Studie zur Ablösung von Microsoft 365 in Auftrag gegeben, Eraneos hat sie durchgeführt. Für eine Verwaltung mit 6000 Mitarbeitenden rechnet sie mit 25 bis 30 Millionen Franken und 4 bis 8 Jahren Dauer. Die Zahlen gelten als Untergrenze, denn Produktivitätsverluste und Parallelbetrieb fehlen. Eine Empfehlung für oder gegen den Wechsel geben die Autoren nicht ab.
Inhalt 8 Abschnitte
25 bis 30 Millionen Franken: So viel kostet der Ausstieg aus Microsoft 365 für eine Verwaltung mit 6000 Mitarbeitenden, sagt eine neue Studie. Wer IT an Firmen und die öffentliche Hand verkauft, sollte diese Zahlen für das nächste Kundengespräch kennen.
Die Digitale Verwaltung Schweiz (DVS) hat die Studie in Auftrag gegeben, Eraneos hat sie durchgeführt. Netzwoche und IT-Markt haben im Oktober 2026 darüber berichtet. Ein früheres Veröffentlichungsdatum oder ein Datum für eine Aktualisierung nennen die Quellen nicht. Das Artikeldatum ist deshalb der 30. Oktober 2026.
Das Wichtigste in Kürze
- Hohe Einmalkosten: Die Transformation kostet das 7- bis 8-Fache eines M365-Jahresbudgets.
- Lange Dauer: Die Studie schätzt 4 bis 8 Jahre bis zur Einführung.
- Kein schneller Ausstieg: Eine kurzfristige, vollständige Ablösung gilt ohne politischen Willen zu Mehrkosten als nicht realistisch.
- Keine Empfehlung: Die Autoren raten weder zum Wechsel noch dagegen, sondern zu einer strukturierten Prüfung.
Was die Studie zur Microsoft 365 Ablösung untersucht
Die Autoren wollten eine faktenbasierte Grundlage schaffen. Organisationen sollen einen Wechsel von M365 auf eine Alternative informiert beurteilen können. Anlass ist die Debatte um digitale Souveränität. Dabei wird vielerorts eine Alternative zur US-Cloud-Bürosoftware gefordert.
Die Basis der Studie ist klein, aber konkret:
- strukturierte Gespräche in zwei Beispielverwaltungen mit 6000 und 1500 Mitarbeitenden
- ein gekürzter Fragebogen, den fünf weitere Verwaltungen beantworteten
- als Alternative das Produkt Opendesk des Zentrums für Digitale Souveränität (Zendis)
Die Autoren halten fest, dass die Wahl von Opendesk keine Empfehlung ist. Das Produkt diente als Beispiel für die Rechnung.
Die Kosten im Überblick
Die Studie nennt für beide Beispielverwaltungen Zahlen. Sie gelten als Untergrenze.
| Kennzahl | Wert | Bedeutung |
|---|---|---|
Grosse Verwaltung (6000 Mitarbeitende) |
25 bis 30 Mio. Franken |
Einmalige Transformationskosten |
Mittlere Verwaltung (1500 Mitarbeitende) |
mindestens 9 Mio. Franken |
Auch kleinere Einheiten brauchen einen hohen Millionenbetrag |
Einführungszeit |
4 bis 8 Jahre |
Der Wechsel zieht sich über mehrere Legislaturen |
Schulungsausfall |
4 bis 5 Tage pro Person |
Gilt, wenn die heutigen Funktionen umfassend ersetzt werden |
Die Summen decken im Kern drei Posten. Dazu gehören die Anpassung von Fachanwendungen und Daten, Schulung und Adoption sowie externe Beratung und Prüfung.
Was in den Zahlen noch fehlt
Deshalb sind die genannten Beträge eher ein Mindestwert. Die Studie rechnet mehrere Effekte nicht ein:
- Produktivitätsverluste nach der Schulung
- Mehrkosten durch den Parallelbetrieb während der Einführung
- je nach Szenario Aufwand für Sicherheit und Compliance, für Identitäts- und Zugriffsmanagement oder für die Verteilung der Software
Die Autoren schreiben, die tatsächlichen Kosten könnten im Einzelfall deutlich höher ausfallen. Den Schulungs- und Umstellungsaufwand nennen sie als grossen Kostentreiber. Er findet in der aktuellen Diskussion zu wenig Beachtung. Er taucht nämlich nicht als klassische Projekt-, Lizenz- oder Beschaffungsposition auf.
Dabei fällt auch Zeit an, in der Teams eingespielte Abläufe neu lernen. Bis die Arbeit wieder rund läuft, sinkt die Produktivität.
Was die Autoren empfehlen
Im Fazit halten die Autoren fest, dass eine vollständige, kurzfristige Ablösung unter heutigen Bedingungen nicht realistisch sei. Dafür fehle die politische Bereitschaft für Mehrkosten, mehr Personal und funktionale Rückschritte.
Sie verzichten bewusst auf ein Ja oder Nein zum Wechsel. Stattdessen sollen Verwaltungseinheiten die Frage selbst strukturiert prüfen. Zudem zählen nicht nur Produkte, sondern auch Ökosysteme, Abhängigkeiten, Betriebsmodelle und organisatorische Folgen. Daher raten die Autoren, schrittweise Pfade zu vertiefen statt eines einzigen Umstiegs.
Die ausführliche Darstellung findest Du bei Netzwoche und bei IT-Markt.
Einordnung: Was das für Key Account Manager heisst
Wer Firmen, Gemeinden oder Kantone betreut, hört die Debatte um digitale Souveränität bald im Kundengespräch. Dafür liefert die Studie belastbare Zahlen: 25 bis 30 Millionen Franken bei 6000 Mitarbeitenden, mindestens 9 Millionen bei 1500. Damit lassen sich Kundenbudgets und Zeitpläne von 4 bis 8 Jahren neu einordnen. Ein sofortiger Ausstieg ist laut Studie unwahrscheinlich. Deshalb sind eher Prüfaufträge zu erwarten, die Ökosysteme, Abhängigkeiten und schrittweise Pfade untersuchen. Hier können Dienstleister mit Beratung, Schulung und der Migration von Fachanwendungen ansetzen. Konkrete Ausschreibungen oder Beschlüsse nennen die Quellen nicht. Das bleibt unbestätigt.
Fazit
Die Studie gibt Dir eine Kostenspanne und eine Zeitachse für das Thema. Ein einfacher Wechsel ist es nicht, und eine Empfehlung gibt sie nicht ab. Als nächsten Schritt kannst Du die Zahlen im Kundengespräch ansprechen. Frage dabei, ob der Kunde eine strukturierte Prüfung mit schrittweisen Pfaden plant.
Quellen: Netzwoche, IT-Markt. Foto: Tho-Ge / Pixabay. Stand: 30. Oktober 2026.
Geschrieben von der Redaktion · Freigegeben von Andreas Brauckmann · So arbeitet die Redaktion
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